引越ししたことを会社に伝える女性
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引っ越したことは会社に報告しないとばれる！報告するタイミングや手続きについて

引っ越しを予定している人や引っ越したばかりの人は、「引っ越しを会社に報告しないといけないの？」「できれば報告せずに済ませたい」などと考えているかもしれません。

結論から言えば、会社に勤めている人は引っ越しを会社に報告する義務があります。引っ越しを会社に内緒にしていてもひょんなことからばれることもありますし、引っ越しを報告しなかったことにより、処分を受けてしまうこともあります。

引っ越しを会社に報告しなければならない理由や、引っ越しを会社に報告するタイミングとその方法など、意外と誰も教えてくれない「会社への引っ越し報告」のルールやマナーについて、詳しく解説します。

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引っ越しやることリスト！荷造りから役所の手続きなど準備から引っ越し後までを時系列で解説！

引っ越しを会社に報告しなくてはならない理由４つ

会社に勤めている人は、引っ越しを会社に報告する義務があることはすでに述べました。

それはなぜなのでしょうか？引っ越しを会社に報告しなければならない理由として、おもに次の4つが挙げられます。

会社が税金や保険、年金等の手続きをしているため

会社に引っ越しを報告しなければならない最大の理由は、会社が従業員の税金や保険、年金等の手続きを代行しているためです。

例えば、住民税は1月1日時点で居住していた自治体に納付することになっており、前年の所得をもとに翌年6月から給与天引きで徴収されます。従業員が引っ越したときは、会社が代行して住所変更の手続きをしなければならないため、会社は従業員の現住所を正しく把握している必要があります。

加えて、所得税や社会保険料、雇用保険料の納付についても、会社は従業員の住所変更手続きをしたうえで納付を代行しています。これらの手続きを正しく行うためにも、会社に引っ越しを報告し、現住所を伝えておくことが不可欠なのです。

交通費を不正受給する可能性があるため

2つめの理由として、適正な通勤手当の受給が挙げられます。

多くの会社では「通勤手当」として、社員の自宅周辺から職場までの交通費が支給されています。交通費の実費を通勤手当として支給している会社が多いため、引っ越しによって通勤ルートや職場までの距離が変わると、通勤手当の額も変わってくることがほとんどです。

したがって、引っ越したことを会社に報告せずにいると、新居からの交通費が旧居からの交通費より安い場合、通勤手当を不正に多く受け取ってしまうことになります。不正受給が発覚した場合、通勤手当の返還等を求められたり、処分を受けたりする可能性もあります。

反対に、新居からの交通費が旧居からの交通費よりも高くなったのに引っ越しを会社に報告せずにいると、支給額が足りず、自分が損をしてしまうことになります。

いずれにしても、きちんと引っ越しを会社に報告しないと、後で面倒なことになる可能性が高いため十分気をつけましょう。

緊急時の安否連絡・確認に必要なため

会社にとって、従業員の住所を正確に把握しておくことは、災害時や緊急時の安否確認を行うためにも非常に重要になってきます。

電話やメール、LINEといった通信手段もありますが、緊急時において連絡が取れないときはやはり自宅の住所を訪問する必要が出てきます。また、災害のような事態でなくても、無断欠勤が数日続き、連絡もつかないといった場合も、自宅を訪問して状況を確認することになるでしょう。

会社には従業員に対する安全配慮義務が課せられており、従業員が健康と安全を保って働けるように配慮しなければなりません。会社が安全配慮義務を果たせるようにするためにも、従業員は会社に引っ越しを報告する必要があるのです。

就業規則に違反するため

4つめの理由は、引っ越しを会社に報告せずにいると、就業規則に違反してしまう可能性があることです。

就業規則は会社によって異なりますが、多くの会社は「従業員として採用された者は、住所を会社に届け出ること」「住所に変更が生じたときは、すみやかに会社に届け出ること」といった規則を設けています。

会社の就業規則にこうした条項がある場合、引っ越しを会社に報告しないでいると、社会人としての信頼を損ねるだけでなく、就業規則にも違反することになってしまいます。

引っ越しの届け出を怠ったことが故意あるいは悪質だと判断された場合は、何らかの処分を受ける可能性もあるため、会社への引っ越しの届け出は必ず行いましょう。

引っ越したことは会社にばれる？

社内恋愛相手との同棲など、何らかの理由で引っ越したことを会社に報告したくないという人もいるでしょう。

ところが、前述の通り会社は従業員の税金や保険、年金等の手続きを代行しているため、会社に引っ越したことを内緒にしていても、ひょんなことからばれてしまう可能性があります。

住民票を移している場合、役所は住民票の住所を把握しているため、税金や保険、年金等の手続きの過程で、会社が把握している住所と住民票の住所が異なることが判明し、引っ越したことがわかってしまうかもしれません。

そもそも、ばれる・ばれないにかかわらず、会社への引っ越しの報告は従業員の義務と考えなければなりません。報告の仕方やタイミングについては次項で詳しく見ていきましょう。

会社にはいつ伝えるのが好ましい？

上司の顔

では、会社への引っ越しの報告はいつ行えばいいのでしょうか。一口に引っ越しの報告といっても、以下の2種類があります。

  • 上司や同僚など日頃よく接する人への報告
  • 人事部や総務部など、通勤手当の支給や税金、保険、年金等の手続きを行っている部署への届け出

上司や同僚など日頃よく接する人への報告

上司や同僚への報告は「社会人としての礼儀」という意味合いが強く、一般的には引っ越し前に口頭で「5月に上野に引っ越します」などと伝える程度で十分です。特に上司には早めに伝えておくのが望ましく、引っ越しのために休暇を取得するなど業務に調整が必要な場合は1ヵ月前を目途に伝えるようにしましょう。

上司や同僚に報告する際、新住所（番地等の詳細）や引っ越しの理由などは個人情報にあたるため、あえて伝えなくても構いません。

人事部や総務部など、通勤手当の支給や税金、保険、年金等の手続きを行っている部署への届け出

一方、人事部や総務部への届け出は、引っ越し後に必要書類を添えて書面で行うのが一般的です。会社によっては直属の上司経由で人事や総務に届け出るケースもあるため、自社のルールを確認してください。

人事部や総務部への届け出は、できれば引っ越しから2～3日以内に行うのが理想です。書類の準備に時間がかかる場合でも1週間以内を目安と考えましょう。「引っ越しから〇日以内に会社に届け出る」など、会社で定められた期限がある場合は必ず期限内に届け出るようにしてください。

会社の誰に伝えればいい？

礼儀として引っ越しの報告は、上司や同僚など、日頃業務上の関わりが多い相手に対して行います。ただし一般的に、上司や同僚に引っ越しを報告しても、その内容が従業員名簿や通勤手当、税金や保険、年金等の諸手続きに反映されることはありません。

引っ越しに伴って会社で必要になる手続きをしてもらうためには、人事部や総務部といった担当部署に引っ越しを届け出なければなりません。会社によって届け出る部署が異なるため、不明な場合は上司に聞く、社内イントラネットで手続き方法を調べるなどして確認してください。

社内に人事部や総務部といった部署がない場合、事務の担当者に届け出の方法を聞いてみるといいでしょう。

電気の引っ越し手続き

引っ越しを報告する手段はメールでも大丈夫？

引っ越しを伝えづらい理由がある場合、メールでの連絡を考える人もいるかもしれませんが、会社への引っ越しの報告は対面が基本です。

特に、上司や同僚など日頃顔を合わせる機会の多い相手にわざわざメールで引っ越しを報告するのは不自然になってしまいますし、人によっては失礼だと感じるかもしれません。

ただし、上司が遠方の拠点にいるケースやリモートワークでなかなか会う機会がない場合はメールでの報告でも構いません。上司や同僚などにメールで引っ越しの報告をする際は、引っ越し先のおおまかな地名（エリア）と引っ越しの時期を伝えましょう。

人事部あるいは総務部への届け出は、担当の部署に所定の書面を持参するのが一般的です。担当部署が遠方の拠点にある場合など、状況によっては郵送やメール、オンラインで届け出を行うケースもあるため、会社のルールにしたがいましょう。

会社への引っ越しメールの例文（総務部や人事部へ送る場合）

総務部や人事部に引越し報告メールを送る際には、
新しい住所だけでなく最寄り駅や通勤手段、経路といった情報も伝えることがポイントです。
また、念のために旧住所も記載しておくと、より親切です。

基本の例文は、以下のとおりです。

総務部 人事課
ご担当者殿

お疲れ様です、
○○部○○課の○○（名前）です。

このたび、結婚のため 引越しをすることになりました。
具体的な日程は調整中のため、決まり次第ご連絡いたします。

旧住所および新住所を以下に記載いたしますので、ご確認いただけますと幸いです。
旧住所：××県△市…
新住所：△△県×市…
なお、新住所における最寄り駅は○○駅、通勤方法は○○、所要時間は○分程度です。

住所変更に伴って必要な書類がございましたら、
準備いたしますのでお知らせいただけますでしょうか。

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

会社への引っ越しメールの例文（上司へ送る場合）

上司の方には、「引越しのために有給休暇を取得したい」と考えている旨も併せて添えるとよいでしょう。
総務部や人事部に報告するような細かな情報は必要なく、引越し先の住所のみ記載する形で問題ありません。

基本の例文は、以下のとおりです。

◯◯部長

お疲れ様です、
○○部○○課の○○（名前）です。

このたび、結婚のため 引越しをすることになりました。
具体的な日程は調整中ですが、〇月上旬頃を予定しております。

引越し前後に有給休暇を申請させていただきたいため、
日程が決まり次第あらためてご相談いたします。

なお、新住所は△△県×市…です。
それでは、何卒よろしくお願いいたします。

引っ越しの報告に必要な書類は？

人事部あるいは総務部への引っ越しの届け出には、どんな書類が必要なのでしょうか。

多くの企業では「住所変更届」など専用の書類が用意されています。会社で決まったフォーマットがある場合、その用紙に旧住所や新住所などの必要事項を記入して提出しましょう。

またほとんどの場合、「住所変更届」などとあわせて、新住所が記載された住民票の写しや運転免許証のコピーなど、住所を変更したことが証明できる公的書類の提出を求められます。新住所を証明する書類が必要になる場合、引っ越し後に役所で転居届や転入届を出す際に、住民票の写しを取得しておくと会社への届け出がスムーズに行えます。

必要書類や届け出の方法が不明な場合は、引っ越し前に人事部や総務部に確認しておくと段取りがしやすくなりますよ。

引っ越しや住所変更の報告を忘れた・遅れた場合はどうなる？

引っ越し住所変更の報告忘れた

もし、会社への住所変更の届け出を忘れてしまったり遅れてしまったりした場合はどうなるのでしょうか？

会社への住所変更の届け出をしなかった場合、職務規定や就業規則違反にあたる場合が多いため、叱責はもちろん、減給や降格といった処分を受ける可能性があります。

特に、新居から職場までの交通費が旧居からの交通費より安くなる場合、引っ越し後も不当に高い交通費をもらい続けることになるため、通勤手当を不正受給したとして懲戒処分が下っても不思議ではありません。

仮に処分を受けなかったとしても、会社が旧住所で住民税の支払い手続きを進めてしまうと、本来納めるべき自治体に住民税が納付されず、税金の未納問題に発展することもあります。

会社への引っ越しの報告を怠ると、自分自身が困ったことになるだけでなく、人事や総務の担当者にも迷惑をかけてしまう可能性が高いため、忘れないうちに届け出を行いましょう。

実家からの引っ越しの場合も会社への報告は必須

住民票を移さずに引越しをして、郵便物の転送届を出していたとしても、転送不可の郵便物は差出人に戻ってしまいます。たとえ、転送不可の郵便でなくても、ある程度の期間が過ぎると、転送期間が終わり差出人の場所へ差し戻されます。

また、会社には 税金や社会保険料を給料天引きして、社員に代わってそれを納める義務があります。
この仕組みは特別徴収と呼ばれますが、正しい情報がなければ 会社は特別徴収ができず、税金の未納となってしまうリスクがありますので、社員は速やかに会社へ報告するようにしましょう。

諸事情で上司に知られたくない場合

特別な事情がない限り、上司にも引っ越しを報告するのが基本です。「5月に〇〇に引っ越します」など簡単でいいので、できるだけ事前に伝えるようにしましょう。その際、言いたくなければ、わざわざ新住所や引越しの詳しい事情を話す必要はありません。

どうしても引っ越し自体を上司に伝えたくない場合は、人事部や総務部への届け出だけを行って、上司には報告しないということも可能です。

従業員の居住地などの情報は会社が厳正に管理すべき個人情報にあたり、人事や総務の担当者であれば、守秘義務について理解しているはずです。したがって本人の同意なしに担当者が引っ越しの事実を第三者に共有することは考えにくいですが、不安であれば、「理由があって上司に引っ越しを内緒にしている」と伝えておくとより慎重に対応してもらえるはずです。

ただし、会社によっては緊急連絡先として部内で名簿を作って電話番号や住所を共有しているケースもあります。上司が把握している住所と現住所が異なると何らかの支障が生じることもあるため、部内で住所を共有しているような場合は、引っ越しの詳しい事情は伏せても、引っ越しの事実と新住所は上司に報告する必要があるでしょう。

電気の引っ越し手続き

引っ越し時のライフライン手続きはでんきガス.netを利用する

引っ越しで住所が変わると、会社が代行している税金や保険、年金等の手続きに影響するほか、通勤手当などのお金の問題も絡んでくるため、引っ越した際は必ず会社に報告しなければなりません。

会社への引っ越しの報告には、原則として上司や同僚への報告と、人事部または総務部などの担当部署への届け出の2種類があります。不要なトラブルを避け、上司や同僚からの信頼を損なわないようにするためにも、引っ越し後はすみやかに報告するようにしましょう。

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